Warum Sie auf .doc, .xls und .ppt verzichten sollten
Die älteren Dateiformate von Microsoft Office – gemeint sind insbesondere .doc, .xls und .ppt – gelten heute als ernsthafte Sicherheitslücke. Sie stammen aus einer Zeit, in der es noch keine standardisierten Schutzmechanismen wie Makrosperren, XML-Validierung oder digitale Signaturen gab. Während diese Formate früher weit verbreitet waren, stellen sie heute ein Einfallstor für Schadsoftware dar.
Wie Cyberkriminelle alte Office-Dateien ausnutzen
Der Hauptgrund, warum diese alten Dateitypen heute noch gefährlich sind, liegt in ihrer Struktur. Sie bieten kaum Schutz vor eingebetteten Makros oder Scripts, die beim Öffnen automatisch ausgeführt werden können – ideal für Schadsoftware wie Ransomware oder Spyware. Moderne Virenscanner erkennen längst nicht alle dieser Tricks, und Hacker wissen das.
Kurz gesagt: Wer eine .doc-, .xls- oder .ppt-Datei öffnet, öffnet im schlimmsten Fall auch dem Angreifer die Tür ins eigene Netzwerk.
Warum werden diese Formate überhaupt noch genutzt?
Trotz zahlreicher Alternativen greifen viele Unternehmen und Privatpersonen noch auf alte Formate zurück. Mehrheitlich geschieht dies aus Gewohnheit oder mangelndem Bewusstsein über die Risiken. Manche haben auch veraltete Prozesse oder Software im Einsatz, die keine neueren Formate unterstützen.
Doch das Festhalten an diesen Formaten kann teuer werden – sei es durch Datenverlust, Betriebsunterbrechungen oder hohe Kosten infolge eines Cyberangriffs.
Die Vorteile moderner Formate (.docx, .xlsx, .pptx)
Seit über 15 Jahren sind die XML-basierten Formate wie .docx, .xlsx und .pptx der Standard. Sie bringen zahlreiche Vorteile mit sich:
- Besserer Schutz: Sie enthalten standardmäßig keine aktiven Makros. Nur spezielle Dateitypen wie .docm oder .xlsm erlauben darin eingebettete Makros.
- Höhere Kompatibilität: Moderne Tools wie Microsoft 365, Google Workspace und andere cloudbasierte Lösungen unterstützen diese Dateiformate vollständig.
- Bessere Wiederherstellbarkeit: Dank ihrer XML-Struktur können beschädigte Dokumente oft teilweise oder vollständig repariert werden.
- Kompaktere Dateigröße: Der Inhalt wird automatisch komprimiert, was das Teilen über E-Mail, Cloud oder andere Plattformen erleichtert.
- Einheitlicher Sicherheitsstandard: Die neuen Formate lassen sich einfacher mit zusätzlichen Sicherheitsrichtlinien in Unternehmen kombinieren – etwa DLP, Sandbox-Technologien oder Zugriffsrechte.
So erkennen Sie unsichere Dateien
Die Erkennung veralteter Dateiformate ist recht einfach: ältere Dateitypen haben drei Buchstaben in der Dateiendung, z. B. .doc, .xls oder .ppt. Die modernen Formate dagegen enden auf x – also .docx, .xlsx oder .pptx.
Für IT-Verantwortliche oder sicherheitsbewusste Anwender empfiehlt es sich, eine automatische Filterregel im E-Mail-System zu erstellen, welche eingehende Anhänge mit diesen alten Endungen blockiert oder zumindest markiert.
Was tun mit alten Dateien?
Viele Unternehmen oder Nutzer besitzen noch Archive mit alten Office-Dateien. Diese müssen nicht zwangsläufig gelöscht werden, aber wenn Sie eine solche Datei öffnen, sollte immer sofort eine Konvertierung in ein modernes Format erfolgen – idealerweise durch die „Speichern unter“-Funktion in einer aktuellen Office-Version.
Falls Mandanten, Kunden oder Partner Ihnen noch Dateien im alten Format schicken, bitten Sie aktiv um eine erneute Zusendung in einem modernen Format. Das schützt sowohl Ihre Systeme als auch den Absender vor Gefahren.
Microsoft trägt eine Mitschuld
Ein häufig kritisierter Punkt ist, dass Microsoft in seinen Sicherheitswarnungen selten zwischen alten und neuen Dateiformaten differenziert. In vielen Bulletins ist lediglich die Rede von einem „unsicheren Word-Dokument“, ohne den konkreten Dateityp zu nennen. Dies vermittelt ein falsches Sicherheitsgefühl gegenüber älteren Formaten.
Empfohlene Maßnahmen für Unternehmen
- Deaktivieren Sie grundsätzlich die Möglichkeit, alte Office-Formate zu speichern oder zu versenden.
- Führen Sie E-Mail-Filter ein, die alte Formate blockieren.
- Schulen Sie Mitarbeiter zur Erkennung unsicherer Dateiformate.
- Konvertieren Sie langfristig alle aktiven Archivdokumente in das moderne XML-Format.
- Nutzen Sie beim Verdacht auf infizierte Dateien Sandbox-Technologien oder öffnen Sie nur im geschützten Modus.
Mehr Sicherheit durch Technik und Verhaltensänderung
Cybersicherheit erfordert in der Praxis zwei Faktoren: technische Maßnahmen wie Filter, Aktualisierungen und Schutzmechanismen – aber genauso wichtig ist das Verhalten der Anwender. Nur durch Aufklärung und konsequente Ablehnung veralteter Dateistrukturen lassen sich Angriffsmöglichkeiten nachhaltig reduzieren.
Sollten Sie Unterstützung zu diesem Thema benötigen, so nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Mit über 20 Jahren Erfahrung im IT-Bereich und KMU Kunden aus allen Branchen sind wir Ihr kompetenter und zuverlässiger KI-Experte und IT-Ansprechpartner – egal ob in Singen, Radolfzell, Konstanz oder der Bodensee-Region.
