Überblick über die aktuellen Änderungen
Microsoft hat eine weitreichende Entscheidung getroffen, die Non-Profit-Organisationen unmittelbar betrifft: Die bisher kostenlos verfügbaren Microsoft 365 Business Premium Lizenzen für gemeinnützige Organisationen werden eingestellt. Diese Änderung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und betrifft sowohl bestehende als auch neue Nutzer solcher kostenfreien Angebote.
Was ändert sich konkret?
Bisher hatten Non-Profit-Organisationen Anspruch auf bis zu zehn kostenlose Lizenzen der Version Microsoft 365 Business Premium. Diese Lizenz beinhaltete unter anderem die lokal installierbaren Desktop-Versionen der Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel und Outlook, sowie Management-Tools wie Microsoft Intune.
Ab sofort bietet Microsoft lediglich die Business Basic-Lizenzen kostenlos an – in einem Umfang von bis zu 300 Anwendern. Diese günstiger angesetzten Angebote enthalten jedoch nicht die Desktop-Versionen der Office-Apps, sondern beschränken sich auf die Web- und Mobilanwendungen.
Optionen für gemeinnützige Organisationen
Wer weiterhin auf die installierten Desktop-Programme und Funktionen wie Intune angewiesen ist, muss nun auf kostenpflichtige Versionen wie Microsoft 365 Business Premium umsteigen – jedoch mit einem Rabatt von bis zu 75 % für Non-Profit-Organisationen. Alternativ bietet sich Microsoft 365 Business Standard als günstigere Option an, die zumindest einige wichtige Desktop-Apps enthält – allerdings ohne das vollständige Leistungsspektrum von Business Premium.
Auswirkungen auf die IT-Infrastruktur gemeinnütziger Organisationen
Diese abrupte Änderung stellt viele gemeinnützige Einrichtungen vor große Herausforderungen. Besonders Organisationen mit beschränkten finanziellen Mitteln stehen nun vor der Frage, ob und wie sie ihre bisherigen IT-Systeme anpassen können. Die Notwendigkeit plötzlicher Budgetanpassungen sowie technischer Umstellungen innerhalb kurzer Zeiträume kann erhebliche Auswirkungen auf die tägliche Arbeit und den Betrieb haben.
Für IT-Verantwortliche in Non-Profit-Organisationen bedeutet dies: Handlungsbedarf. Eine fundierte Analyse der bestehenden Infrastruktur sowie eine strategische Neuausrichtung hinsichtlich Lizenzmodellen und Cloud-Lösungen wird unumgänglich.
Microsofts Begründung – und wie sie bewertet wird
Microsoft begründet diesen Schritt mit der Absicht, seine Förderprogramme zu „vereinfachen“ und „zu straffen“, um künftig effizienter agieren zu können. In der Praxis wird dieser Strategiewechsel jedoch von vielen als bewusster Versuch gewertet, die Einnahmen durch gemeinnützige Organisationen zu erhöhen – trotz ihres gesellschaftlich wichtigen Beitrags.
In sozialen Netzwerken sowie unter Branchenexperten wurden bereits kritische Stimmen laut. Der Begriff „Geldmacherei“ fällt dabei nicht selten – auch angesichts der mangelnden Vorlaufzeit, mit der Microsoft diese Entscheidung bekannt gegeben hat.
Wie sollten Non-Profit-Organisationen jetzt reagieren?
Es ist empfehlenswert, zeitnah eine Bewertung der bestehenden Lizenzen vorzunehmen. Entscheider in gemeinnützigen Organisationen sollten folgende Schritte erwägen:
- Bewertung der aktuellen Nutzung von Office-Desktop-Anwendungen
- Analyse, ob Business Basic für den laufenden Bedarf ausreicht
- Vergleich der Preise und Leistungen von Business Standard und Business Premium
- Erörterung möglicher externer IT-Beratung zur Optimierung des Lizenzmodells
Ein frühzeitiger Übergang auf passende Microsoft 365 Pläne kann nicht nur betriebliche Unterbrechungen vermeiden, sondern auch langfristige IT-Kosten reduzieren – insbesondere, wenn strategische Fördermittel eingeplant und gezielt investiert werden.
Unser Tipp als IT-Partner mit Erfahrung
Als IT-Dienstleister mit über 20 Jahren Erfahrung im Bereich Microsoft-Services für kleine und mittelständische Unternehmen wissen wir, wie entscheidend individuelle Lösungen sind – besonders im Non-Profit-Segment. Denn bei aller Funktionalität muss die IT auch bezahlbar bleiben.
Wir unterstützen Sie bei der Umstellung Ihres Microsoft 365 Lizenzmodells, prüfen gemeinsam Ihre bestehenden Szenarien und begleiten Sie in der technischen Umstellung – zuverlässig, transparent und zukunftssicher.
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