Mehr Effizienz mit Outlook (neu) – Die Neuerungen im Überblick
Microsoft hat im Juni 2025 eine Reihe spannender Neuerungen für die neue Version von Outlook für Windows vorgestellt. Dabei wurden sowohl Funktionen ergänzt, die in der klassischen Outlook-Version längst Standard waren, als auch innovative Features eingeführt, die moderne Büroarbeit deutlich produktiver gestalten können. Nachfolgend geben wir Ihnen einen kompakten Überblick über die wichtigsten Änderungen und was sie für Sie bedeuten.
Copilot jetzt für alle Postfächer verfügbar
Bisher war der KI-gestützte Assistent Copilot nur für das primäre Postfach eines Benutzers mit aktivem Microsoft-365-Abo verfügbar. Das hat sich nun geändert: Ab sofort steht Copilot auch für alle zusätzlich eingebundenen Postfächer zur Verfügung – unabhängig davon, ob es sich um Outlook-, Gmail-, iCloud- oder Yahoo-Konten handelt. Voraussetzung ist lediglich, dass das Hauptkonto über die entsprechenden Copilot-Pro- oder KI-Credits verfügt. Dies eröffnet neue Möglichkeiten für eine zentral gesteuerte E-Mail-Kommunikation, bei der der Nutzer durch KI in allen Postfächern unterstützt wird.
Copilot gezielt deaktivieren – getrennt nach Postfächern
Ein oft übersehenes Detail: Die Aktivierung bzw. Deaktivierung von Copilot kann nun für jedes Postfach separat gesteuert werden. Das ermöglicht individuellen Datenschutz je nach Kontoart oder -inhalt. Die Einstellung ist über Einstellungen > Copilot > Copilot-Steuerung erreichbar.
Neue Entwurfsanweisungen für Copilot
Richtig praktisch für Vielschreiber: Pro Postfach können bevorzugte Schreibstile, Begrüßungen und Tonalitäten gespeichert werden. Diese sogenannten „Draft Instructions“ sorgen dafür, dass Copilot bei jeder neuen Nachricht automatisch im gewünschten Stil formuliert – ohne ständiges Umstellen oder erneute Eingaben. Ideal für unterschiedliche Kommunikationsstile in Beruf und Privatleben.
Verbesserte Schreibunterstützung durch E-Mail-Coaching
Ein weiteres Feature aus der Copilot-Reihe ist das E-Mail-Coaching: Nutzer erhalten Vorschläge zur Verbesserung von Tonalität, Klarheit und Leserfreundlichkeit ihrer Entwürfe. Besonders hilfreich bei wichtigen Geschäftsmails oder in der Kundenkommunikation.
E-Mails zwischen Konten verschieben
Lange gefordert, nun umgesetzt: E-Mails lassen sich jetzt zwischen verschiedenen Konten verschieben. Bisher war diese Funktion nur eingeschränkt verfügbar. Das Update erleichtert die strukturierte Ablage über mehrere Postfächer hinweg erheblich. Achtung: Für Unternehmenskunden ist diese Funktion standardmäßig deaktiviert und muss durch Administratoren erst freigeschaltet werden.
Externe Kontakte klar erkennbar
Gerade im Unternehmensumfeld wichtig: Outlook kennzeichnet externe Kontakte nun mit einem „Extern“-Tag direkt in der Kontaktvorschlagsliste. Ein optischer Hinweis, der sensiblen Datenverkehr unternehmensweit sicherer gestalten kann.
Antworten und Weiterleiten direkt aus PST-Dateien
Die Integration von PST-Dateien wurde erweitert. Nutzer können nun direkt aus archivierten Dateien (Outlook Data Files) heraus auf E-Mails antworten oder sie weiterleiten. Dies ist ein weiterer Schritt hin zu einer nahtlosen Integration älterer Datenbestände in die neue Outlook-Oberfläche.
Bessere Offline-Funktionen: Mehr E-Mails speichern
Outlook (neu) bietet in seiner Offline-Variante nun die Möglichkeit, E-Mails der letzten 30 Tage statt wie bisher nur sieben Tage offline zu speichern. Die Einstellung lässt sich manuell auf bis zu 180 Tage erhöhen. Perfekt für Nutzer mit eingeschränktem Internetzugang oder mobilem Arbeiten.
Suchordner jetzt auch offline verfügbar
Eine oft unterschätzte Funktion: Suchordner, die nach bestimmten Kriterien E-Mails gruppieren, funktionieren jetzt auch im Offline-Modus. Zwar sind die Funktionen gegenüber der klassischen Outlook-Version noch eingeschränkt, dennoch bedeutet dies einen deutlichen Fortschritt bei der Arbeit ohne Internetverbindung.
Offline: Senden rückgängig machen
Ein weiteres Update verbessert die Funktion „Senden rückgängig machen“ im Offline-Betrieb. Nutzer können nun auch ohne aktive Internetverbindung einen versehentlich versandten E-Mail-Versand abbrechen – vorausgesetzt, die Nachricht ist noch nicht final übermittelt.
Gemeinsame Ordner zu Favoriten hinzufügen
Eine kleine, aber praktische Neuerung: Freigegebene Ordner lassen sich jetzt den Favoriten hinzufügen. Das erleichtert den schnellen Zugriff auf wichtige, gemeinsam genutzte Inhalte – ein Gewinn für Teams und Projektgruppen.
Mehr Kontrolle, mehr Produktivität – Outlook entwickelt sich weiter
Mit den Neuerungen im Juni 2025 zeigt Microsoft, dass auch gewachsene Anwendungen stetig verbessert werden können. Besonders die Integration von KI-Funktionen in zusätzliche Postfächer sowie neue Offline-Fähigkeiten zeigen, dass Outlook (neu) sich konsequent weiterentwickelt – mit einem klaren Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Effizienz.
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