Mehr Sicherheit beim Drucken mit Microsoft Pull Print
Microsoft hat eine neue Funktion eingeführt, die gezielter auf die Sicherheitsbedürfnisse moderner Unternehmen eingeht: Pull Print. Diese Erweiterung für Universal Print steht nun allen Nutzern zur Verfügung und ermöglicht es, Druckaufträge unabhängig vom verwendeten Gerät sicher freizugeben.
Wie Pull Print funktioniert
Mit Pull Print müssen Anwender nicht mehr im Voraus entscheiden, an welchem Drucker ihre Aufträge ausgegeben werden sollen. Stattdessen können sie den Druckauftrag vom beliebigen registrierten Drucker ihrer Organisation durchführen lassen. Die Authentifizierung geschieht direkt am Drucker – entweder, indem der Auftrag sofort ausgegeben wird (Direct Print), oder durch einen Freigabevorgang per QR-Code-Scan.
Besonders praktisch: Der QR-Code kann je nach Situation entweder mit der Kamera-App oder mit der Microsoft 365-App gescannt werden. So bleibt der Druckprozess flexibel und sicher zugleich.
Vorteile für Unternehmen
- Vertraulichkeit: Dokumente liegen nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach.
- Flexibilität: Kein fester Drucker erforderlich – ideal für mobile Arbeitsumgebungen oder große Büroflächen.
- Kostenkontrolle: Keine zusätzlichen Lizenzgebühren für bestehende Universal-Print-Abonnenten.
Was Administratoren beachten müssen
Bevor Pull Print genutzt werden kann, müssen IT-Admins einige Vorbereitungen treffen. Über das Universal-Print-Portal lässt sich die Funktion aktivieren und die entsprechenden Geräte registrieren. Danach wird ein eindeutig zugeordneter QR-Code erstellt und direkt am Drucker angebracht. Microsoft empfiehlt hierfür Klebeband oder Kleber.
Für Endanwender bleibt der Ablauf simpel: Einmal auf Universal Print eingerichtet, steht der nächste Druckauftrag schon bereit – zur Freigabe am gewünschten Ort und individuellen Zeitpunkt.
Erweiterte Authentifizierungsoptionen geplant
Microsoft arbeitet bereits an weiteren Schnittstellen zur Integration gängiger Zugangstechnologien wie Badge-Systemen oder firmenspezifischer Authentifizierungsmechanismen. So sollen sich Druckprozesse künftig noch nahtloser in bestehende IT-Strukturen einfügen lassen – ohne Sicherheitslücken oder Medienbrüche.
Ideal für moderne Arbeitsumgebungen
Die Einführung von Pull Print unterstreicht den Trend zur Digitalisierung von Büroabläufen bei gleichzeitiger Wahrung höchster Datenschutzstandards. Für Unternehmen, in denen Homeoffice, Desk-Sharing oder flexible Arbeitsplätze etabliert sind, bietet diese Funktion eine klare Verbesserung bei der sicheren Ausgabe sensibler Unterlagen.
Auch in größeren Teams oder bei projektbezogener Zusammenarbeit spart Pull Print wertvolle Zeit – ohne dabei Kompromisse beim Datenschutz einzugehen.
Keine zusätzlichen Kosten für Microsoft 365 Nutzer
Wer bereits Microsoft 365 und Universal Print nutzt, kann Pull Print ohne Aufpreis verwenden. Für alle anderen besteht die Möglichkeit, Universal Print separat zu lizenzieren. Die Drucklösung ist seit 2020 fester Bestandteil der Cloud-basierten IT-Infrastruktur von Microsoft und wurde speziell für den Einsatz in Unternehmen vorbereitet.
Jetzt umstellen und Druckprozesse sichern
Pull Print ist ein klarer Schritt in Richtung mehr Datensicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. Für Unternehmen jeder Größe lohnt es sich, die Druckinfrastruktur kritisch zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Sollten Sie Unterstützung zu diesem Thema benötigen, so nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Mit über 20 Jahren Erfahrung im IT-Bereich und KMU Kunden aus allen Branchen sind wir Ihr kompetenter und zuverlässiger KI-Experte und IT-Ansprechpartner – egal ob in Singen, Radolfzell, Konstanz oder der Bodensee-Region.
