Struktur in unübersichtliches Feedback bringen
Rückmeldungen von Kunden, Mitarbeitern oder Partnern sind wichtig – aber oft chaotisch. Die neue Copilot()-Funktion in Excel 365 kann helfen, dieses Feedback zu ordnen und sinnvoll einzuordnen. Mit einer klaren Anleitung und den richtigen Kategorien gelingt das überraschend gut.
Was ist Copilot() in Excel?
Copilot() ist eine Funktion, die künstliche Intelligenz direkt in Ihre Excel-Arbeitsmappen bringt. Sie verarbeitet Texte, zieht daraus Bedeutungen und bietet Gruppierungen oder Zusammenfassungen an. Besonders nützlich ist das bei der Analyse von Freitextdaten – also offenen Antworten oder Kommentarfeldern.
Ein praktisches Beispiel: Kundenfeedback zur Kaffeemaschine
Microsoft zeigt in einem Beispiel, wie Nutzerfeedback zu einer Kaffeemaschine mit Copilot() bewertet werden kann. Statt dem System freie Hand zu lassen, empfiehlt es sich, die möglichen Kategorien selbst vorzugeben. Zum Beispiel:
- Gut
- Schlecht
- Sehr schlecht
- Keine Meinung
- Vorschlag
Diese Kategorien können einfach in separaten Zellen definiert und mit TEXTJOIN() in die Copilot-Abfrage eingebunden werden.
So funktioniert die Formel
In einer Beispiel-Tabelle mit Kundenfeedback könnte die Formel so aussehen:
=COPILOT("Ordnen Sie dieses Feedback zu: " & TEXTJOIN(", ", WAHR, D21:F23), CoffeeFeedback[Kommentar])Dabei enthält D21:F23 Ihre definierten Kategorien, und CoffeeFeedback[Kommentar] bezieht sich auf den Bereich mit dem Feedbacktext.
Worauf Sie achten sollten
Auch wenn Copilot() erstaunlich gute Ergebnisse liefert, sind manuelle Prüfungen notwendig. Nicht jeder Text wird richtig eingeordnet. Zwei typische Fälle:
- Leere Zellen werden oft automatisch als „Keine Meinung“ eingeordnet. Hier kann es sinnvoll sein, eine eigene Kategorie wie „Keine Antwort“ aufzunehmen.
- Ironische oder widersprüchliche Aussagen werden nicht immer korrekt erkannt – zum Beispiel: „Benutzerfreundlich, aber verwirrend“ landet manchmal unter „Vorschlag“, obwohl es eher Kritik ist.
Beste Vorgehensweise für Ihre Daten
Statt sich auf automatische Gruppierungen zu verlassen, sollten Sie zuerst beobachten, wie Copilot() vorschlägt, Aussagen zu klassifizieren. Anhand dieser Vorschläge lässt sich eine klarere Struktur entwickeln, die besser zu Ihren Anforderungen passt.
Auch das Ergänzen zusätzlicher Kategorien ist möglich – etwa um Handlungsempfehlungen besser abzuleiten, wie:
- Technischer Fehler
- Keine Relevanz
- Sofort umsetzbar
Textanalyse mit Einfachheit kombinieren
Ein großer Vorteil: Änderungen an den Kategorien erfordern keine komplizierten Umstellungen in den Formeln. Es genügt, die Zellinhalte der Kategorie-Liste zu ändern. Copilot() passt seine Analyse beim nächsten Durchlauf an.
Dies macht Excel zu einem starken Werkzeug für strukturiertes Feedbackmanagement, auch ohne zusätzliche Tools oder Programmierkenntnisse.
Wo Copilot() an Grenzen stößt
Copilot() ist besser im Interpretieren als im präzisen Recherchieren. Es zieht Inhalte aus vorhandenen Texten, aber keine harten Fakten etwa aus externen Quellen. Bei quantitativen Analysen oder Verknüpfungen mit exakten Daten sind klassische Excel-Funktionen zuverlässiger.
Fazit
Copilot() in Excel ist ein intelligenter Helfer für die Analyse von Freitexten. Wer eigene Kategorien vorgibt, statt der KI freien Lauf zu lassen, erhält bessere und gezieltere Ergebnisse. Die Funktion spart Zeit, schafft Übersicht und lässt sich flexibel anpassen. Ein prüfender Blick bleibt trotzdem notwendig.
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